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5分钟学会一套轻松搞定工作分析的方法

2018-11-27 12:06:06

有很多HR的同仁,一谈到做工作分析,就觉得非常伤脑筋。因为HR不是神人,不可能对公司的所有岗位都很精通。但是,HR必须把每个岗位的工作分析,或者叫工作说明书做出来,以作为整个人力资源管理的基础资料。如果工作分析没有做对,后续整个人力资源管理将出现严重的偏差。所以,大家在工作分析这个工作项上,都非常谨慎。尤其是对一些专业类岗位的工作分析,在HR的心里,简直就是魔咒。

其实,工作分析并不是一个很难的工作,主要是需要HR尽力去把它做细,剩下的就是一些工作方法的问题了。下面我就讲一讲如何做工作分析会更加有效,以解决HR的后顾之忧。

工作分析,就是通过一个系统正式的程序来研究一项工作,以获得有关组织中每一个独特角色的重要信息的过程。这些信息主要包括工作岗位的性质、任务职责权限、岗位的关系、劳动条件和环境,以及员工承担本岗位任务应具备的资格条件等等。工作分析是人力资源管理所有活动的基石和导向,为人力资源获得整合,保持激励,控制与调整,开发等模块提供前提和依据,从某种程度上说,工作分析是人力资源管理的基础性工作。

通过工作分析,我们可以解决以下几个问题:1、员工完成什么样的体力和脑力劳动;2、此项工作将在什么时候完成;3、此项工作将在哪里完成;4、员工如何完成此项工作;5、为什么要完成此项工作;6、完成此项工作需要哪些条件。


我们常用的工作分析法主要有三种:

(一)问卷调查法

问卷调查法是进行工作岗位调查与分析最常用的方法。问卷调查法可用于各类岗位的调查,但要求被调查者对调查问卷有一定的理解能力与书面表达能力。

优点:能在短时间内对大量人员进行调查,可采取纸质或网络形式,这样被调查者可以避开忙碌时间来填写调查问卷。

调查问卷一般包括如下一些内容:

1、该岗位是否负有决策沟通或社会方面的责任;

2、该岗位是否需要执行熟练的技能性活动;

3、该岗位需要操作的相关设备工作内容及工作衔接性,工作能力要求等。

具体的调查问卷在这里我就不附在文章里了,我们在网上可以搜到很多样本。


(二)工作现场观察法

也叫做工作岗位写实法,方法强调对员工的正常工作状态进行观察与记录,一般按时间顺序记录某个岗位员工在整个工作日内的工作活动情况,以获取工作信息,得出工作分析的结论。

这种方法适用于大量标准化工作,周期短,以体力活动为主的工作。


(三)关键事件法

关键事件法,通过对岗位员工完成工作的关键性行为进行记录,来反映该岗位特别有效和特别无效的工作行为。主要是得出岗位设置的合理性与准确性。

关键事件法适用于岗位工作行为,是可以观察的,可测量的工作岗位,如生产岗位,销售岗位等。反映的是对岗位的重点、关键人物的关注,并可有效理解工作成功与失败的行为原因。其弊端是需要花费大量的时间,收集每个岗位的关键事件,同时不能反映本岗位的全部工作。


我的经验分享

在我的工作经历当中,我基本上都是调查问卷法。因为我自己本身是法学专业毕业。对一些理工科的,尤其是专业很深的工作岗位几乎没办法精通。但是如果用对了工作方法,收集上来的调查问卷几乎都是准确的。

工作分析这项工作的频率不高,一般是几年才会做一次或者有新岗位的时候才做。因为公司整体的业务流程变化不会太大。在工作实施的定位上一定要清楚,人力资源部的人员在整个工作分析这项工作上面的定位是策划和组织,具体实施由各部门配合进行。除非个别的公司,岗位不多,而且人力资源人员又非常专业的情况下,可以由人力资源部将所有工作全部做完。


在工作方法上,我一般会按照如下的流程来进行:

1、建立工作分析工作小组。工作分析小组由各个部门的负责人及其关键人员组成。组长由公司高层,甚至总经理担任,这个具体看公司规模大小。这项工作必须获得高层的支持,因为它将涉及到整个公司人力资源管理未来的准确度和科学性,并将整个工作分析的推进工作纳入绩效管理。

2、对工作分析小组的成员进行培训,教他们看懂和会使用调查问卷表。

3、根据各个部门岗位数量的多少,确定一个问卷调查的期限,要求其按期返回。

4、对于返回的第一卷调查问卷,除人力资源部要认真的审核其填写的要求外,还应当进行抽查。一个方式是观察,就是到现场,根据调查问卷表的内容进行观察;第二个方式是面谈,有些疑问的岗位,人力资源人员一定要同该岗位的工作人员做进一步的沟通,了解其详细状况,保证调查问卷内容的真实准确。

5、利用好各部门的流程管理资料。比如说生产系统或者有的公司会有“岗位标准操作法”。这个标准操作法,几乎就将整个岗位的运作流程描写的很详细了。

6、工作分析是一个长期的完善和跟进的过程。不用担心工作分析做出来之后会遇到问题,要正确的去看待这些问题。在后续的应用中,发现问题并及时改进。相信这个修改面不会太大,只是个别问题。经过一段时间的应用之后,这套工作分析的资料就会相当的准确,以后只在公司存在较大的岗位流程变化的或者新岗位产生的时候,再做类似的工作分析。


相信做到以上的几步,所得出的工作分析资料会非常的好用。从以上的流程也可以说明,要做好人力资源管理工作,不单单是要努力的去学习人力资源的相关专业知识和技能。更要注重工作开展的方法和技巧。很多工作经验短的HR,并不是不清楚理论知识,而是缺乏实战经验。就像军校毕业的大学生,学了很多战法,但一到战场上就不知所措,甚至伤亡重大。我也希望我的这些工作经验能够给初入HR行业的同仁带来帮助。




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